Assessorament fiscal especial: com els fotògrafs poden obtenir l’aspecte correcte de l’IRS

Esteu complint Lleis tributàries dels Estats Units? Fins i tot sou conscients de què heu de buscar? Deixeu-nos ajudar-vos amb aquesta guia informativa.

renúncia: Aquesta guia està escrita sobre la base de la legislació fiscal dels Estats Units. Les lleis poden variar d’un estat a un altre, ja que no totes les lleis tributàries estatals es basen en les lleis fiscals federals. Aquest article està destinat a servir de guia informativa. Els lectors dels Estats Units haurien de consultar amb un preparador de declaracions fiscals registrat per obtenir assessorament fiscal i comptable. Els lectors internacionals haurien de consultar amb la seva autoritat tributària local per obtenir aclariments sobre les lleis fiscals.

 

Afició vs negoci

La primera consideració important a l’hora de decidir com organitzar els vostres documents pel temps fiscal és: sou un hobby o un negoci? El Servei d’Ingressos Interns defineix la diferència declarant que una empresa té un “ànim de lucre”. L'IRS us permet prendre la determinació per vosaltres mateixos. No obstant això, consideraran fer la vostra decisió si sol·liciteu deduccions empresarials sobre els vostres impostos i no obteniu beneficis en almenys tres dels cinc anys fiscals anteriors.

Com a fotògraf, a l’hora de decidir si teniu un negoci o teniu una afició fiscalment, feu-vos algunes preguntes.

1. Estic dedicant una quantitat substancial de temps al meu treball?  De tant en tant, fotografiar funcions familiars i vendre els vostres gravats pot no convèncer l’IRS que tingueu ànim de lucre.
2. Tinc prou coneixement per fer un negoci amb èxit?  Dirigir una empresa de fotografia no gira únicament al voltant del coneixement d’una càmera i del programari d’edició. Si no coneixeu els aspectes relacionats amb un negoci de fotografia, és menys probable que obtingueu beneficis i que se us consideri més un hobby.
3. Estic millorant els meus mètodes d’operació per poder obtenir beneficis?  Això és molt rellevant per al negoci de la fotografia. La fotografia sempre avança. Sorgeixen equips nous, surten nous productes, es popularitzen nous estils, canvien els preus. Si no esteu al dia, és possible que perdeu negocis davant els fotògrafs que mantenen el ritme, cosa que pot afectar els vostres beneficis.

Per obtenir més informació sobre l'afició i el negoci, consulteu l'article de l'IRS:

Lleis estatals

Les lleis estatals que cobreixen l’impost sobre la renda, l’impost sobre societats i l’impost sobre les vendes poden variar segons l’estat. Alguns estats poden exigir als fotògrafs que retinguin l’impost sobre les vendes només d’impressions i productes, mentre que altres estats poden exigir als fotògrafs que retinguin l’impost sobre les vendes de les transferències digitals. Alguns estats requereixen una llicència perquè operin els fotògrafs, mentre que d'altres no. Abans de presentar impostos per a la vostra empresa, assegureu-vos que compleixi les lleis estatals. Si teniu problemes per entendre les lleis de l’estat, molts estats tenen línies d’assistència fiscal per a petites empreses / empreses que us permeten parlar amb algú que us pugui explicar les vostres responsabilitats. També podeu contactar amb un advocat fiscal.

Ingressos i despeses

Segons el Codi Fiscal dels Estats Units, hem d’informar de tots els ingressos, tret que s’especifiqui que no són imposables, i s’espera que (i en alguns casos sigui necessari) dedueixi les despeses raonables del negoci. Com ens assegurem que seguim aquestes regles? Comenceu per conservar tots els rebuts. Mantingueu un registre de les vostres feines i dels ingressos que rebreu per elles. Molts fotògrafs utilitzen programari per gestionar els seus ingressos i despeses.

A totes les empreses dels Estats Units, les despeses que figuren a les declaracions han de ser "normals i necessàries". Heu de recordar de separar les despeses empresarials de les despeses personals. Podeu deduir impressions que feu d'un laboratori per proporcionar-les a un client, però no podeu deduir impressions que feu d'un laboratori per al vostre ús personal. Si és possible, proveu de fer compres empresarials i compres personals per separat. A la majoria de propietaris d’empreses els és útil obtenir un compte corrent i una targeta de crèdit independents. Si feu compres junts, poseu una nota amb el rebut que us recordi que una part de la compra era personal.

Amortització

Estem encantats de comprar una càmera, un objectiu o un ordinador nous. És una cosa nova per aprendre, experimentar, treballar i una gran deducció per a aquest any, oi? No necessàriament. Qualsevol actiu que compreu per al vostre negoci i que s'espera que duri més d'un any és "depreciable". El cost total no es dedueix regularment aquell any. En canvi, a l’actiu se li assigna una “vida de classe” i el cost es recupera al llarg de la vida.

Utilitzem un ordinador com a exemple. Acabeu de comprar aquest equip de 1,500 dòlars, ja que el vostre equip antic no seguia la velocitat d’edició. Un ordinador té una vida de classe de 5 anys. Els 1,500 dòlars es dedueixen realment en sis anys, utilitzant percentatges de les taules d’amortització.

Realment, algú espera tenir un equip durant cinc anys abans que comenci la necessitat d’actualitzacions tecnològiques? Hi ha diferents opcions quan deprecia els actius. Alguns actius poden ser elegibles per a diferents tipus d’amortització. Parleu amb un preparador de declaracions d’impostos registrat, preferiblement amb experiència en el negoci, per conèixer les diferents opcions relacionades amb l’amortització. Tingueu en compte que, un cop comenceu a amortitzar un actiu, és possible que estigueu subjecte a impostos per vendre un actiu comercial si es ven.

Registres de propietats i manteniment llistats

Una llei tributària que és extremadament important per als fotògrafs: els equips fotogràfics i els ordinadors es consideren “béns catalogats” i estan subjectes a normes i límits especials. Per què? La propietat que figura a la llista és una propietat que pot ser utilitzada amb fins comercials i personals.

Si adquireu un equip que es considera propietat que figura a la llista, una part del vostre requisit per utilitzar-lo com a despesa empresarial és el manteniment de registres. Probablement això no sona divertit a ningú. Qui necessita un altre disc per estar al dia? Pot resultar vital si es posa en dubte l’ús comercial del vostre equip.

Com heu de mantenir un registre? Una solució senzilla és fer un full de càlcul on es mostri tot el vostre equip, peça per peça, i cada vegada que feu servir qualsevol dels equips. Incloeu el temps que heu passat utilitzant l'equip i el nombre de preses realitzades. Comproveu quin equip es va utilitzar en aquella ocasió en particular. Per obtenir una prova substancial d’ús, carregueu els negatius digitals en DVD, etiqueteu-los i guardeu-los amb els vostres registres. Estaràs feliç de fer-ho.

Ús empresarial de la llar

Quantes empreses de fotografia operen en una zona de casa del propietari? Hi ha avantatges per als fotògrafs que han optat per no llogar una oficina independent per al seu treball. Si esteu treballant fora de casa, és possible que tingueu dret a reclamar l’ús comercial de la llar. Està disponible per a llogaters i propietaris.

Com saps si pots reclamar l’ús comercial de casa teva? Per tenir una oficina, una cambra fosca o un estudi a casa, que compleixi els requisits fiscals, l’espai d’oficines s’ha d’utilitzar regularment i exclusivament amb finalitats comercials. Haureu de conèixer el metratge quadrat de la vostra oficina i el metratge quadrat de la superfície habitable total per determinar el percentatge d’ús del vostre negoci.

D’acord, teniu configurada una àrea de negoci. Què podeu deduir? Hi ha despeses directes i indirectes quan es té un ús comercial de la llar. Les despeses directes s’apliquen només a l’espai de treball. Heu pintat aquella sala perquè la vostra edició es completés amb precisió? Si l'habitació era l'única habitació que heu pintat, teniu una despesa directa, que és totalment deduïble.

Les despeses indirectes són despeses que s’apliquen a tota la superfície habitable. Es poden utilitzar lloguers o interessos hipotecaris. Es poden utilitzar utilitats. Es pot utilitzar l’assegurança d’inquilí o propietari. Les despeses indirectes es multipliquen per percentatge de negoci per calcular la part deduïble. Per aclarir, si el vostre espai comercial suposa el 15% del total de la vostra superfície habitable, pagueu 1,000 dòlars mensuals de lloguer, es deduiran 150 dòlars mensuals per cada mes que tingueu l'àrea comercial.

Impostos per compte propi

Vegem el pagament d’impostos. El vostre negoci va guanyar 15,000 dòlars aquest any després de les despeses. [Nota: això s'aplica als fotògrafs propietaris únics, no a les corporacions.] Ara teniu un impost per compte propi de 1,842 dòlars. Per què heu de pagar tots aquests diners addicionals al final de l'any pel fet de treballar per compte propi?

L’impost sobre treball per compte propi és la part dels impostos de la Seguretat Social i Medicare per empleats i empresaris. Quan sou empleat, el vostre empresari reté la vostra quota i paga la seva part d’aquests impostos. Quan es treballa per compte propi, no hi ha ningú que retingui els impostos ni pagui la quota de l’empresari. Es fa responsable de pagar la totalitat dels impostos sobre la Seguretat Social i Medicare.

Com podeu evitar haver de pagar impostos en una quantitat global al final de l'any? Feu els pagaments d’impostos estimats. Aquests pagaments es fan quatre vegades a l'any. Són una manera còmoda de pagar impostos amb ingressos flexibles. Quan els impostos per compte propi augmenten a mesura que creix una empresa, molts propietaris de negocis consideren els beneficis de la constitució.

Consells fiscals específics per a fotògrafs

Alguns consells addicionals sobre despeses que poden ajudar el vostre negoci:

1. Patrocineu un grup de ball, un equip esportiu o una altra organització que posi el nom de la vostra empresa per a altres. És una despesa publicitària!
2. Si pagueu a algú per ajudar-vos en un projecte, la quantitat que pagueu pot ser una despesa laboral contractual. Això no inclou els imports pagats als empleats habituals. És possible que hagueu d’emetre un formulari 1099 a qualsevol persona que pagueu 600 $ o més en un any.
3. Si pagueu una assegurança per protegir el vostre equip o inversió empresarial, aquestes despeses són deduïbles.
4. Comprar o llogar un estudi o oficina suposa una despesa empresarial.
5. Les despeses d'advocat i comptabilitat del vostre negoci són despeses empresarials.
6. No oblideu conservar els rebuts del paper que utilitzeu per a contractes i documents comercials. Incloeu els costos dels CD en blanc per a les transferències digitals, la tinta de la impressora si imprimiu les imatges del vostre client, el franqueig dels productes d’enviament i qualsevol altra despesa relacionada amb l’oficina que tingueu per al vostre negoci.
7. Els fotògrafs tenen reparats i mantenits equips. Deseu els rebuts. Si no manteniu el vostre equip en bon estat, no podreu obtenir ingressos. És una despesa important!
8. Aquí podeu incloure els vostres accessoris, les bateries de recanvi, les targetes de memòria, les bosses de transport, els telons de fons, els vostres Accions MCP, i altres eines d'edició.
9. Si se us requereix una llicència comercial, se us permet deduir el cost de la llicència.
10. Mantingueu registres de quilometratge mentre conduïu entre destinacions comercials. Les despeses de vehicle s’admeten millor amb els registres de quilometratge. Els registres de quilometratge han de contenir la data, la distància i l’objectiu del viatge com a mínim.
11. Per al fotògraf de destinació, conserveu els rebuts de les despeses següents fora de casa: tarifes aèries, lloguer de cotxes / taxis / transport públic, àpats, allotjament, bugaderia i trucades de negocis.
12. Els plans de jubilació per compte propi es descompten del vostre ingrés total.
13. Les assegurances mèdiques per compte propi, si no són elegibles per cobrir altres pòlisses d’assegurança mèdica, es dedueixen dels ingressos totals.
14. Educació. Els fotògrafs sempre aprenen. Les despeses d’educació que milloren la qualitat del vostre treball i que incorren amb l’objectiu d’augmentar els vostres beneficis són despeses. Per tant, Seminaris de formació en línia de MCP es poden utilitzar com a despeses empresarials.
15. Per últim, però no menys important, hi ha moltes persones que reben assessorament fiscal de persones que no estan qualificades per donar assessorament fiscal. Abans de confiar en els consells de qualsevol altra persona, consulteu algú que entengui a fons les lleis fiscals relatives al vostre negoci per mantenir-lo segur.

 

Podeu trobar una excel·lent guia sobre les responsabilitats fiscals federals de les petites empreses a: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Aquest missatge va ser escrit per Ryne Galiszewski-Edwards, propietària de Fall In Love With Me Today Photography. Ryne opera el seu negoci de fotografia amb el seu marit, Justin. També és assessora fiscal experimentada amb certificació per a petites empreses i instructora de diversos cursos fiscals.