Asesoramiento fiscal especial: cómo los fotógrafos pueden obtener el aspecto adecuado del IRS

¿Cumple con Leyes fiscales de Estados Unidos? ¿Sabes siquiera qué buscar? Permítanos ayudarlo con esta guía informativa.

Observación: Esta guía está redactada según la legislación fiscal de los Estados Unidos. Las leyes pueden variar de un estado a otro, ya que no todas las leyes fiscales estatales se basan en leyes fiscales federales. Este artículo está destinado a servir como guía informativa. Los lectores estadounidenses deben consultar con un preparador de declaraciones de impuestos registrado para obtener asesoramiento fiscal y contable. Los lectores internacionales deben consultar con la autoridad fiscal local para obtener aclaraciones sobre las leyes fiscales.

 

Pasatiempo vs.Negocios

La primera consideración importante al decidir cómo organizar sus documentos para la época de impuestos es: ¿Es un pasatiempo o un negocio? El Servicio de Impuestos Internos define la diferencia al declarar que una empresa tiene un "motivo de lucro". El IRS le permite tomar la determinación usted mismo. Sin embargo, considerarán tomar la decisión por usted si reclama deducciones comerciales en sus impuestos y no obtiene ganancias en al menos tres de los cinco años fiscales anteriores.

Como fotógrafo, cuando decida si está dirigiendo un negocio o si tiene un pasatiempo a efectos fiscales, hágase algunas preguntas.

1. ¿Estoy dedicando una cantidad considerable de tiempo a mi trabajo?  De vez en cuando, fotografiar funciones familiares y vender sus impresiones puede no convencer al IRS de que tiene un afán de lucro.
2. ¿Tengo el conocimiento suficiente para dirigir un negocio exitoso?  Dirigir un negocio de fotografía no gira únicamente en torno al conocimiento de una cámara y un software de edición. Si no conoce los aspectos de un negocio de fotografía, es menos probable que obtenga ganancias y es más probable que se le considere un pasatiempo.
3. ¿Estoy mejorando mis métodos de operación para poder beneficiarme?  Esto es muy relevante para el negocio de la fotografía. La fotografía siempre avanza. Aparecen nuevos equipos, nuevos productos, nuevos estilos se vuelven populares, los precios cambian. Si no se mantiene al día, es posible que esté perdiendo negocios con los fotógrafos que lo están, lo que puede afectar sus ganancias.

Para obtener más información sobre pasatiempos y negocios, consulte el artículo del IRS:

Leyes estatales

Las leyes estatales que cubren el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre sociedades y el impuesto sobre las ventas pueden variar según el estado. Algunos estados pueden exigir a los fotógrafos que retengan el impuesto sobre las ventas solo en impresiones y productos, mientras que otros estados pueden requerir que los fotógrafos retengan el impuesto sobre las ventas en las transferencias digitales. Algunos estados requieren una licencia para que los fotógrafos operen, mientras que otros pueden no hacerlo. Antes de presentar la declaración de impuestos para su negocio, asegúrese de cumplir con las leyes estatales. Si tiene problemas para comprender las leyes del estado, muchos estados tienen líneas directas de impuestos para pequeñas empresas / corporaciones que le permiten hablar con alguien que pueda explicarle sus responsabilidades. También es posible que desee comunicarse con un abogado de impuestos.

Ingresos y gastos

De acuerdo con el Código Tributario de EE. UU., Debemos informar todos los ingresos, a menos que se especifique que no están sujetos a impuestos, y se espera (y en algunos casos se requiere) que tomemos deducciones por gastos comerciales razonables. ¿Cómo nos aseguramos de seguir estas reglas? Empiece por guardar todos los recibos. Mantenga un registro de sus trabajos y los ingresos que recibe por ellos. Muchos fotógrafos usan software para administrar sus ingresos y gastos.

En todas las empresas de los Estados Unidos, los gastos que figuran en las declaraciones de impuestos deben ser "ordinarios y necesarios". Debe recordar separar sus gastos comerciales de sus gastos personales. Puede deducir las copias que solicite a un laboratorio para proporcionarlas a un cliente, pero no puede deducir las copias que solicite a un laboratorio para su uso personal. Si es posible, intente realizar compras comerciales y compras personales por separado. A la mayoría de los dueños de negocios les resulta útil obtener una cuenta corriente comercial y una tarjeta de crédito independientes. Si hacen compras juntos, coloque una nota con ese recibo recordándose que parte de la compra fue personal.

Depreciación

Todos estamos emocionados cuando compramos una nueva cámara, lente o computadora. Es algo nuevo para aprender, experimentar, trabajar y una gran deducción para ese año, ¿verdad? No necesariamente. Cualquier activo que compre para su negocio y que se espera que dure más de un año es "depreciable". El costo total no se deduce regularmente ese año. En cambio, al activo se le asigna una “vida de clase” y el costo se recupera a lo largo de la vida.

Usemos una computadora como ejemplo. Acaba de comprar esa computadora de $ 1,500 ya que su computadora anterior no mantenía su velocidad de edición. Una computadora tiene una vida de clase de 5 años. Los $ 1,500 en realidad se deducen durante seis años, utilizando porcentajes de tablas de depreciación.

¿Alguien realmente espera tener una computadora durante cinco años antes de que surja la necesidad de actualizaciones tecnológicas? Existen diferentes opciones cuando está depreciando activos. Algunos activos pueden ser elegibles para diferentes tipos de depreciación. Hable con un preparador de declaraciones de impuestos registrado, preferiblemente uno que tenga experiencia en negocios, para conocer las diferentes opciones relacionadas con la depreciación. Tenga en cuenta que una vez que comience a depreciar un activo, puede estar sujeto a impuestos sobre la venta de un activo comercial si se vende.

Propiedad listada y mantenimiento de registros

Una ley de impuestos que es extremadamente importante para los fotógrafos: el equipo fotográfico y las computadoras se consideran "propiedad en lista" y están sujetos a reglas y límites especiales. ¿Por qué? La propiedad listada es propiedad que tiene potencial para ser utilizada con fines comerciales y personales.

Si compra equipo que se considera propiedad en la lista, parte de su requisito para usarlo como gasto comercial es mantener registros. Esto probablemente no suena divertido para nadie. ¿Quién necesita otro récord para mantenerse al día? Puede resultar vital si alguna vez se cuestiona el uso comercial de su equipo.

¿Cómo debe mantener un registro? Una solución simple es hacer una hoja de cálculo que enumere todo su equipo, pieza por pieza, y cada vez que utilizó alguno de los equipos. Incluya el tiempo que pasó usando el equipo y la cantidad de disparos realizados. Marque qué equipo se utilizó en esa ocasión en particular. Para obtener una prueba sustancial de uso, cargue esos negativos digitales en DVD, etiquételos y guárdelos con sus registros. Serás feliz lo hiciste.

Uso comercial del hogar

¿Cuántas empresas de fotografía operan fuera de un área en la casa del propietario? Hay ventajas para aquellos fotógrafos que han optado por no alquilar un espacio de oficina separado para su trabajo. Si está trabajando fuera de su hogar, puede tener derecho a reclamar el uso comercial del hogar. Esto está disponible para inquilinos y propietarios.

¿Cómo saber si puede reclamar el uso comercial de su casa? Para tener una oficina en el hogar o un área de trabajo, cuarto oscuro o estudio, que cumpla con los requisitos fiscales, el espacio de la oficina debe usarse de manera regular y exclusivamente para fines comerciales. Necesitará conocer los pies cuadrados de su espacio de oficina y los pies cuadrados de la superficie habitable total para poder determinar el porcentaje de uso comercial.

Bien, tienes un área comercial configurada. ¿Qué puedes deducir? Hay gastos directos e indirectos cuando tiene uso comercial de la casa. Los gastos directos son gastos que se aplican únicamente al espacio de trabajo. ¿Pintaste esa habitación para que tu edición se pudiera completar con precisión? Si la habitación era la única que pintó, tiene un gasto directo, que es totalmente deducible.

Los gastos indirectos son gastos que se aplican a toda la superficie habitable. Se pueden utilizar intereses de alquiler o hipoteca. Se pueden utilizar utilidades. Se puede utilizar un seguro de inquilino o propietario. Los gastos indirectos se multiplican por el porcentaje comercial para calcular la parte deducible. Para aclarar, si su espacio comercial representa el 15% de su espacio vital total, paga $ 1,000 por mes de alquiler, $ 150 por mes es deducible por cada mes que tenga el área comercial.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Veamos el pago de impuestos. Su negocio ganó $ 15,000 este año después de los gastos. [Nota: Esto se aplica a los fotógrafos de propietarios únicos, no a las corporaciones]. Ahora, tiene un impuesto al trabajo por cuenta propia de $ 1,842. ¿Por qué tienes que pagar todo este dinero adicional al final del año solo porque trabajas por cuenta propia?

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es la parte del empleado y del empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. Cuando usted es un empleado, su empleador retiene su parte y paga la parte que le corresponde de esos impuestos. Cuando trabaja por cuenta propia, no hay nadie que retenga impuestos ni pague la parte del empleador. Es su responsabilidad pagar la cantidad total de impuestos del Seguro Social y Medicare.

¿Cómo puede evitar tener que pagar impuestos en una suma global al final del año? Realizar pagos de impuestos estimados. Estos pagos se realizan cuatro veces al año. Son una forma conveniente de pagar impuestos con un ingreso que puede ser flexible. Cuando los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia aumentan a medida que crece una empresa, muchos propietarios de empresas consideran los beneficios de la incorporación.

Consejos fiscales específicos para fotógrafos

Algunos consejos adicionales sobre gastos que podrían ayudar a su empresa:

1. Patrocine un grupo de baile, equipo deportivo u otra organización que ponga el nombre de su empresa a disposición de los demás. ¡Es un gasto publicitario!
2. Si le paga a alguien para que lo ayude en un proyecto, la cantidad que le paga puede ser un gasto de mano de obra por contrato. Esto no incluye las cantidades pagadas a los empleados regulares. Es posible que deba emitir un formulario 1099 a cualquier persona a la que pague $ 600 o más en un año.
3. Si paga un seguro para proteger su equipo o la inversión comercial, estos gastos son deducibles.
4. Comprar o alquilar un estudio u oficina es un gasto comercial.
5. Los honorarios de abogados y contables de su negocio son gastos comerciales.
6. ¡No olvide guardar los recibos del papel que utiliza para contratos y documentos comerciales! Incluya los costos de los CD en blanco para las transferencias digitales, la tinta de la impresora si imprime las imágenes de su cliente, los gastos de envío de los productos y cualquier otro gasto relacionado con la oficina que tenga para su negocio.
7. ¡Los fotógrafos han reparado y mantenido el equipo! Guarde esos recibos. Si no mantiene su equipo en buenas condiciones, no puede generar ingresos. ¡Es un gasto importante!
8. Aquí es donde incluye sus accesorios, sus baterías de repuesto, sus tarjetas de memoria, sus bolsas de transporte, sus fondos, su Acciones de MCPy otras herramientas de edición.
9. Si debe tener una licencia comercial, puede deducir el costo de la licencia.
10. Mantenga registros de kilometraje mientras conduce entre destinos comerciales. Los gastos del vehículo están mejor respaldados por registros de kilometraje. Los registros de kilometraje deben contener la fecha, la distancia y el propósito del viaje como mínimo.
11. Para el fotógrafo de destino, guarde sus recibos de los siguientes gastos mientras está fuera de casa: pasaje aéreo, alquiler de automóviles / taxis / transporte público, comidas, alojamiento, lavandería y llamadas de negocios.
12. Los planes de jubilación para autónomos se deducen de sus ingresos totales.
13. El seguro de salud para autónomos, si no es elegible para estar cubierto por otras pólizas de seguro de salud, se deducen de sus ingresos totales.
14. Educación. Los fotógrafos siempre están aprendiendo. Los gastos de educación que mejoran la calidad de su trabajo y en los que se incurre con el motivo de aumentar sus ganancias son gastos. Por lo tanto, Seminarios de capacitación en línea de MCP se puede utilizar como gastos comerciales.
15. Por último, pero no menos importante, hay muchas personas que reciben asesoramiento fiscal de personas que no están calificadas para brindar asesoramiento fiscal. Antes de confiar en el consejo de otra persona, consulte con alguien que comprenda a fondo las leyes fiscales que pertenecen a su negocio para mantener su negocio seguro.

 

Puede encontrar una excelente guía sobre las responsabilidades fiscales federales de las pequeñas empresas en: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Esta publicación fue escrita por Ryne Galiszewski-Edwards, propietario de Fall In Love With Me Today Photography. Ryne opera su negocio de fotografía con su esposo, Justin. También es una asesora fiscal experimentada con certificación para pequeñas empresas e instructora de varios cursos de impuestos.