Conseils fiscaux spéciaux: comment les photographes peuvent obtenir le bon look de l'IRS

Êtes-vous en conformité avec Lois fiscales américaines? Savez-vous même ce qu'il faut rechercher? Laissez-nous vous aider avec ce guide informatif.

Clause de non-responsabilité  : Ce guide est rédigé selon la législation fiscale des États-Unis. Les lois peuvent varier d'un État à l'autre, car toutes les lois fiscales des États ne sont pas fondées sur les lois fiscales fédérales. Cet article est destiné à servir de guide d'information. Les lecteurs des États-Unis devraient consulter un préparateur de déclarations de revenus enregistré pour obtenir des conseils fiscaux et comptables. Les lecteurs internationaux devraient consulter leur autorité fiscale locale pour obtenir des éclaircissements sur les lois fiscales.

 

Passe-temps vs affaires

La première considération importante au moment de décider comment organiser vos documents pour la période des impôts est: Êtes-vous un passe-temps ou une entreprise? L'Internal Revenue Service définit la différence en déclarant qu'une entreprise a un «motif de profit». L'IRS vous permet de prendre la décision par vous-même. Cependant, ils envisageront de faire le choix à votre place si vous demandez des déductions commerciales sur vos impôts et que vous ne réalisez pas de profit dans au moins trois des cinq années d'imposition précédentes.

En tant que photographe, au moment de décider si vous dirigez une entreprise ou si vous avez un passe-temps à des fins fiscales, posez-vous quelques questions.

1. Est-ce que je consacre beaucoup de temps à mon travail?  Photographier occasionnellement des fonctions familiales et vendre vos tirages peut ne pas convaincre l'IRS que vous avez un but lucratif.
2. Suis-je suffisamment informé pour gérer une entreprise prospère?  Gérer une entreprise de photographie ne tourne pas uniquement autour de la connaissance d'un appareil photo et d'un logiciel d'édition. Si vous ne connaissez pas les aspects d'une entreprise de photographie, vous êtes moins susceptible de générer des bénéfices et plus susceptible d'être considéré comme un passe-temps.
3. Est-ce que j'améliore mes méthodes de fonctionnement pour pouvoir profiter?  Ceci est très pertinent pour le secteur de la photographie. La photographie progresse toujours. De nouveaux équipements sortent, de nouveaux produits sortent, de nouveaux styles deviennent populaires, les prix changent. Si vous ne suivez pas le rythme, vous risquez de perdre des affaires au profit de photographes qui suivent le rythme, ce qui peut mettre à rude épreuve vos bénéfices.

Pour plus d'informations sur les loisirs et les affaires, reportez-vous à l'article de l'IRS:

Lois de l'Etat

Les lois des États qui couvrent l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés et la taxe de vente peuvent varier en fonction de l'État. Certains États peuvent exiger des photographes qu'ils retiennent la taxe de vente sur les impressions et les produits uniquement, tandis que d'autres États peuvent exiger des photographes qu'ils retiennent la taxe de vente sur les transferts numériques. Certains États exigent une licence pour les photographes pour opérer tandis que d'autres ne le peuvent pas. Avant de déposer des impôts pour votre entreprise, assurez-vous de respecter les lois de votre état. Si vous avez du mal à comprendre les lois de l'État, de nombreux États ont des lignes d'assistance fiscale pour les petites entreprises / sociétés qui vous permettent de parler à quelqu'un qui peut expliquer vos responsabilités. Vous pouvez également souhaiter contacter un avocat fiscaliste.

Recettes et dépenses

Selon le code fiscal américain, nous devons déclarer tous les revenus, à moins qu'il ne soit spécifié comme non imposable, et nous sommes censés (et dans certains cas obligés) prendre des déductions pour des dépenses d'entreprise raisonnables. Comment nous assurons-nous de respecter ces règles? Commencez par conserver tous les reçus. Tenez un journal de vos emplois et des revenus que vous recevez pour eux. De nombreux photographes utilisent des logiciels pour gérer leurs revenus et leurs dépenses.

Dans toutes les entreprises aux États-Unis, les dépenses indiquées dans les déclarations de revenus doivent être «ordinaires et nécessaires». Vous devez vous rappeler de séparer vos dépenses professionnelles de vos dépenses personnelles. Vous pouvez déduire les impressions que vous commandez à un laboratoire pour fournir un client, mais vous ne pouvez pas déduire les impressions que vous commandez à un laboratoire pour votre usage personnel. Si possible, essayez de faire des achats professionnels et des achats personnels séparément. La plupart des propriétaires d'entreprise trouvent utile d'obtenir un compte courant et une carte de crédit distincts. Si vous effectuez des achats ensemble, mettez une note avec ce reçu vous rappelant qu'une partie de l'achat était personnelle.

Dépréciation

Nous sommes tous ravis lorsque nous achetons un nouvel appareil photo, un nouvel objectif ou un nouvel ordinateur. C'est quelque chose de nouveau à apprendre, à expérimenter, avec lequel travailler et une grosse déduction pour cette année, n'est-ce pas? Pas nécessairement. Tout actif que vous achetez pour votre entreprise et qui devrait durer plus d'un an est «amortissable». Le coût total n'est pas régulièrement déduit cette année-là. Au lieu de cela, l'actif se voit attribuer une «durée de vie de classe» et le coût est recouvré au cours de la vie.

Prenons un ordinateur pour un exemple. Vous venez d'acheter cet ordinateur à 1,500 5 $ car votre ancien ordinateur ne suivait pas votre vitesse d'édition. Un ordinateur a une durée de vie de 1,500 ans. Les XNUMX XNUMX $ sont en fait déduits sur six ans, en utilisant les pourcentages des tableaux d'amortissement.

Est-ce que quelqu'un s'attend vraiment à posséder un ordinateur pendant cinq ans avant que les mises à niveau technologiques ne se manifestent? Il existe différentes options lorsque vous amortissez des actifs. Certains actifs peuvent être éligibles à différents types d'amortissement. Parlez à un préparateur de déclarations de revenus inscrit, de préférence un spécialiste des affaires, pour connaître les différentes options relatives à l'amortissement. Gardez à l'esprit qu'une fois que vous commencez à amortir un actif, vous pouvez être assujetti à l'impôt sur la vente d'un actif d'entreprise s'il est vendu.

Propriété répertoriée et tenue de registres

Une loi fiscale extrêmement importante pour les photographes: le matériel photographique et les ordinateurs sont considérés comme des «biens classés» et sont soumis à des règles et limites particulières. Pourquoi? Un bien inscrit est un bien susceptible d'être utilisé à des fins commerciales et personnelles.

Si vous achetez un équipement considéré comme un bien inscrit, une partie de vos besoins pour l'utiliser comme dépense d'entreprise consiste à tenir des registres. Cela ne semble probablement amusant pour personne. Qui a besoin d'un autre record pour suivre le rythme? Cela peut s'avérer vital si l'utilisation professionnelle de votre équipement est remise en question.

Comment devez-vous conserver un dossier? Une solution simple consiste à créer une feuille de calcul répertoriant tous vos équipements, pièce par pièce, et chaque fois que vous avez utilisé l'un de ces équipements. Incluez le temps que vous avez passé à utiliser l'équipement et le nombre de photos prises. Vérifiez quel équipement a été utilisé à cette occasion particulière. Pour une preuve d'utilisation substantielle, chargez ces négatifs numériques sur des DVD, étiquetez-les et conservez-les avec vos disques. Tu seras content de l'avoir fait.

Utilisation commerciale de la maison

Combien d'entreprises de photographie opèrent dans une zone de la maison du propriétaire? Il y a des avantages pour les photographes qui ont choisi de ne pas louer un espace de bureau séparé pour leur travail. Si vous travaillez à l'extérieur de votre domicile, vous pourriez avoir le droit de réclamer l'utilisation professionnelle de votre domicile. Ceci est disponible pour les locataires et les propriétaires.

Comment savoir si vous pouvez réclamer l'utilisation commerciale de votre maison? Afin d'avoir un bureau à domicile ou un espace de travail, une chambre noire ou un studio, qui répond aux exigences fiscales, l'espace de bureau doit être utilisé régulièrement et exclusivement à des fins commerciales. Vous aurez besoin de connaître la superficie en pieds carrés de votre espace de bureau et la superficie en pieds carrés de la surface habitable totale afin de déterminer le pourcentage d'utilisation de votre entreprise.

D'accord, vous avez mis en place un domaine d'activité. Que pouvez-vous déduire? Il y a des dépenses directes et indirectes lorsque vous utilisez la maison à des fins professionnelles. Les dépenses directes concernent uniquement l'espace de travail. Avez-vous peint cette pièce pour que votre montage puisse être terminé avec précision? Si la pièce était la seule pièce que vous avez peinte, vous avez une dépense directe, qui est entièrement déductible.

Les dépenses indirectes sont des dépenses qui s'appliquent à l'ensemble de la surface habitable. Un loyer ou des intérêts hypothécaires peuvent être utilisés. Des utilitaires peuvent être utilisés. Une assurance locataire ou propriétaire peut être utilisée. Les dépenses indirectes sont multipliées par le pourcentage d'affaires pour calculer la partie déductible. Pour clarifier, si votre espace d'affaires représente 15% de votre surface habitable totale, vous payez 1,000 150 $ par mois pour le loyer, XNUMX $ par mois sont déductibles pour chaque mois où vous avez le secteur d'activité.

Taxes pour le travail indépendant

Regardons payer des impôts. Votre entreprise a fait 15,000 1,842 $ cette année après les dépenses. [Remarque: Cela s'applique aux photographes à propriétaire unique, et non aux sociétés.] Maintenant, vous avez une taxe sur le travail indépendant de XNUMX XNUMX $. Pourquoi devez-vous payer tout cet argent supplémentaire à la fin de l'année simplement parce que vous êtes indépendant?

La taxe sur le travail indépendant est la part des employés et des employeurs des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Lorsque vous êtes salarié, votre employeur retient votre part et paie sa part de ces impôts. Lorsque vous êtes indépendant, il n'y a personne pour retenir les impôts ou payer la part de l'employeur. Il devient de votre responsabilité de payer le montant total des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie.

Comment éviter d'avoir à payer des impôts en une somme forfaitaire à la fin de l'année? Effectuez des paiements d'impôts estimés. Ces paiements sont effectués quatre fois par an. Ils constituent un moyen pratique de payer des impôts avec un revenu qui peut être flexible. Lorsque les impôts sur le travail indépendant augmentent à mesure qu'une entreprise se développe, de nombreux propriétaires d'entreprise considèrent les avantages de l'incorporation.

Conseils fiscaux spécifiques aux photographes

Quelques conseils supplémentaires sur les dépenses qui pourraient aider votre entreprise:

1. Parrainez un groupe de danse, une équipe sportive ou une autre organisation qui fera connaître le nom de votre entreprise aux autres. C'est une dépense publicitaire!
2. Si vous payez quelqu'un pour vous aider pour un projet, le montant que vous lui payez peut être une dépense de main-d'œuvre contractuelle. Cela n'inclut pas les montants payés aux employés permanents. Vous devrez peut-être émettre un formulaire 1099 à toute personne que vous payez 600 $ ou plus en un an.
3. Si vous payez une assurance pour protéger votre équipement ou votre investissement commercial, ces frais sont déductibles.
4. L'achat ou la location d'un studio ou d'un espace de bureau est une dépense d'entreprise.
5. Les frais d'avocat et de comptabilité de votre entreprise sont des dépenses professionnelles.
6. N'oubliez pas de conserver les reçus pour le papier que vous utilisez pour les contrats et les documents commerciaux! Incluez les coûts des CD vierges pour les transferts numériques, de l'encre d'imprimante si vous imprimez les images de votre client, des frais de port pour l'expédition des produits et de toute autre dépense de bureau que vous avez pour votre entreprise.
7. Les photographes font réparer et entretenir leur équipement! Conservez ces reçus. Si vous ne gardez pas votre équipement en bon état, vous ne pouvez pas générer de revenus. C'est une dépense importante!
8. C'est ici que vous incluez vos accessoires, vos piles de rechange, vos cartes mémoire, vos sacs de transport, vos toiles de fond, votre Actions MCPet d'autres outils d'édition.
9. Si vous devez posséder une licence commerciale, vous êtes autorisé à déduire le coût de la licence.
10. Conservez des journaux de kilométrage lorsque vous conduisez entre des destinations professionnelles. Les frais de véhicule sont mieux pris en charge par les journaux de kilométrage. Les journaux de kilométrage doivent contenir au minimum la date, la distance et le but du voyage.
11. Pour le photographe de destination, conservez vos reçus pour les dépenses suivantes lorsqu'il n'est pas à la maison: billet d'avion, location de voiture / taxis / transports en commun, repas, logement, blanchisserie et appels professionnels.
12. Les régimes de retraite des travailleurs autonomes sont déduits de votre revenu total.
13. L'assurance maladie des travailleurs indépendants, si vous n'êtes pas admissible à être couvert par d'autres polices d'assurance maladie, est déduite de votre revenu total.
14. Éducation. Les photographes apprennent toujours. Les dépenses d'éducation qui améliorent la qualité de votre travail et engagées dans le but d'augmenter votre profit sont des dépenses. Donc, Séminaires de formation en ligne de MCP peuvent être utilisées comme dépenses professionnelles.
15. Enfin, de nombreuses personnes reçoivent des conseils fiscaux de la part de personnes non qualifiées pour donner des conseils fiscaux. Avant de vous fier aux conseils de quelqu'un d'autre, vérifiez auprès d'une personne qui comprend parfaitement les lois fiscales relatives à votre entreprise pour assurer la sécurité de votre entreprise.

 

Un excellent guide sur les responsabilités fiscales fédérales des petites entreprises se trouve à l'adresse suivante: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Cet article a été écrit par Ryne Galiszewski-Edwards, propriétaire de Fall In Love With Me Today Photography. Ryne exploite son entreprise de photographie avec son mari, Justin. Elle est également une conseillère fiscale chevronnée avec une certification pour les petites entreprises et une instructrice de divers cours de fiscalité.