Asesoramento fiscal especial: como os fotógrafos poden ter o aspecto correcto do IRS

Estás a cumprir Leis tributarias dos Estados Unidos? Incluso es consciente de que buscar? Axúdenos con esta guía informativa.

retratação: Esta guía está escrita baseada na lexislación fiscal dos Estados Unidos. As leis poden variar dun estado a outro, xa que non todas as leis tributarias estatais están baseadas en leis fiscais federais. Este artigo está destinado a servir como guía informativa. Os lectores dos Estados Unidos deben consultar cun preparador de declaracións rexistradas para obter asesoramento fiscal e contable. Os lectores internacionais deben consultar coa súa autoridade tributaria local para aclaracións sobre as leis tributarias.

 

Pasatempo vs. Negocio

A primeira consideración importante á hora de decidir como organizar os seus documentos por tempo fiscal é: ¿É un pasatempo ou un negocio? O Servizo de Impostos Internos define a diferenza declarando que unha empresa ten un "ánimo de lucro". O IRS permítelle tomar a determinación por si mesmo. Non obstante, considerarán facer a elección por vostede se solicita deducións comerciais nos seus impostos e non obtén beneficios en polo menos tres dos cinco anos fiscais anteriores.

Como fotógrafo, cando decidas se estás a dirixir unha empresa ou tes unha afección fiscalmente, fíxate algunhas preguntas.

1. Estou dedicando unha cantidade substancial de tempo ao meu traballo?  En ocasións, fotografar funcións familiares e vender as túas impresións pode non convencer ao IRS de que teñas ánimo de lucro.
2. ¿Son o suficientemente coñecedor como para dirixir un negocio exitoso?  Dirixir unha empresa de fotografía non xira só arredor do coñecemento dunha cámara e do software de edición. Se non coñeces os aspectos dunha empresa de fotografía, é menos probable que obteñas beneficios e máis probabilidades de ser considerado un hobby.
3. Estou mellorando os meus métodos de operación para poder obter beneficios?  Isto é moi relevante para o negocio da fotografía. A fotografía sempre avanza. Saen novos equipos, saen novos produtos, fanse populares os novos estilos, os prezos cambian. Se non segues o ritmo, é posible que perdas negocios con fotógrafos que o seguen, o que pode afectar o teu beneficio.

Para máis información sobre hobby vs. business, consulte o artigo do IRS:

Leis do Estado

As leis estatais que cubren o imposto sobre a renda, o imposto sobre sociedades e o imposto sobre as vendas poden variar segundo o estado. Algúns estados poden esixir aos fotógrafos que retivan o imposto sobre as vendas só de impresións e produtos, mentres que outros estados poden esixir aos fotógrafos que retivan o imposto sobre as vendas das transferencias dixitais. Algúns estados requiren unha licenza para que funcionen os fotógrafos, mentres que outros non. Antes de presentar impostos para a súa empresa, asegúrese de cumprir as leis estatais. Se tes problemas para comprender as leis do estado, moitos estados teñen liñas de impostos para pequenas empresas / empresas que che permiten falar con alguén que poida explicar as túas responsabilidades. Tamén pode querer contactar cun avogado fiscal.

Ingresos e gastos

Segundo o Código Tributario dos Estados Unidos, debemos informar de todos os ingresos, a non ser que se especifique que non son tributables, e esperamos (e nalgúns casos requiridos) que fagamos deducións por gastos comerciais razoables. Como nos aseguramos de seguir estas regras? Comece por conservar todos os recibos. Garda un rexistro dos teus empregos e dos ingresos que recibes por eles. Moitos fotógrafos usan software para xestionar os seus ingresos e gastos.

En todos os negocios dos Estados Unidos, os gastos que figuran nas declaracións deben ser "ordinarios e necesarios". Debe lembrar de separar os gastos comerciais dos gastos persoais. Pode deducir as impresións que solicite dun laboratorio para proporcionarlle a un cliente, pero non pode deducir as impresións que solicite dun laboratorio para o seu uso persoal. Se é posible, tente facer compras comerciais e persoais por separado. Á maioría dos propietarios de empresas resúltalles útil obter unha conta corrente e unha tarxeta de crédito separadas. Se realizas compras xuntas, pon unha nota con ese recibo para recordarche que unha parte da compra foi persoal.

Depreciación

Estamos entusiasmados cando mercamos unha cámara ou un obxectivo novo ou un ordenador. É algo novo para aprender, experimentar, traballar e unha gran dedución por ese ano, non? Non necesariamente. Calquera activo que compre para a súa empresa que se espere que dure máis dun ano é "depreciable". O custo total non se deduce regularmente ese ano. Pola contra, o activo ten asignada unha "vida de clase" e o custo recupérase ao longo da vida.

Empregemos un ordenador como exemplo. Acabas de mercar ese computador de 1,500 dólares xa que o teu antigo ordenador non seguía a velocidade de edición. Un ordenador ten unha vida de clase de 5 anos. Os 1,500 dólares dedúcense realmente durante seis anos, empregando porcentaxes das táboas de depreciación.

¿Alguén espera realmente ter un ordenador durante cinco anos antes de que comece a necesidade de actualizacións tecnolóxicas? Hai diferentes opcións cando deprecia activos. Algúns activos poden optar a diferentes tipos de depreciación. Fale cun preparador de declaracións de impostos rexistrado, preferentemente con experiencia en empresas, para coñecer as diferentes opcións relativas á depreciación. Teña presente que, unha vez que comece a amortizar un activo, pode que estea suxeito a un imposto sobre a venda dun activo comercial se se vende.

Rexistros de propiedade e mantemento listados

Unha lei tributaria que é extremadamente importante para os fotógrafos: os equipos e ordenadores fotográficos considéranse "bens catalogados" e están suxeitos a regras e límites especiais. Por que? Os bens listados son bens que poden usarse con fins comerciais e persoais.

Se compras equipos que se consideran bens incluídos na lista, unha parte do teu requisito para usalo como gasto comercial é manter rexistros. Probablemente isto non lle pareza divertido a ninguén. Quen precisa outro disco para estar ao día? Pode resultar vital se se cuestiona o uso comercial do seu equipo.

Como debes manter un rexistro? Unha solución sinxela é facer unha folla de cálculo coa lista de todos os seus equipos, peza a peza e cada vez que usou algún dos equipos. Inclúe o tempo que empregaches no equipo e o número de tiros realizados. Comprobe que equipo se usou nesa ocasión concreta. Para obter unha proba substancial do seu uso, cargue eses negativos dixitais en DVD, etiquételos e gárdeos cos seus rexistros. Estarás feliz de facelo.

Uso empresarial do fogar

Cantas empresas de fotografía operan fóra dunha área na casa do propietario? Hai vantaxes para os fotógrafos que optaron por non alugar un espazo de oficina separado para o seu traballo. Se estás traballando fóra da túa casa, pode que teñas dereito a reclamar o uso comercial da casa. Isto está dispoñible para inquilinos e propietarios.

Como sabes se podes reclamar o uso comercial da túa casa? Para ter unha oficina na casa ou área de traballo, cámara escura ou estudo que cumpra os requisitos fiscais, o espazo de oficina debe usarse regularmente e exclusivamente para fins comerciais. Para determinar a porcentaxe de uso da túa empresa terás que coñecer a superficie cadrada do teu espazo de oficina e a superficie cadrada da superficie habitable total.

Está ben, tes unha área de negocio configurada. Que podes deducir? Hai gastos directos e indirectos cando se usa o fogar por negocios. Directos son os gastos que só se aplican ao espazo de traballo. Pintaches esa sala para que a túa edición se completase con precisión? Se a habitación foi a única sala que pintou, terá un gasto directo, que é totalmente deducible.

Os gastos indirectos son gastos que se aplican a toda a superficie habitable. Pódense utilizar alugueres ou xuros hipotecarios Pódense empregar utilidades. Pódese utilizar o seguro de inquilino ou propietario. Os gastos indirectos multiplícanse por porcentaxe de negocio para calcular a parte deducible. Para aclarar, se o teu espazo comercial supón o 15% do teu espazo habitable total, pagas 1,000 dólares ao mes por aluguer, dedúcense 150 dólares mensuais por cada mes que teñas a área de negocio.

Impostos por conta propia

Vexamos o pago de impostos. A túa empresa gañou 15,000 dólares este ano despois dos gastos. [Nota: isto aplícase aos fotógrafos de propietario único, non ás corporacións.] Agora ten un imposto por conta propia de 1,842 dólares. Por que tes que pagar todos estes cartos adicionais ao final do ano só por ser autónomo?

O imposto sobre o traballo por conta propia é a parte dos empregados e dos empregados dos impostos sobre seguridade social e Medicare. Cando es empregado, o teu empregador retén a túa participación e paga a súa parte deses impostos. Cando se traballa por conta propia, non hai ninguén que retida os impostos nin pague a parte do empresario. Convértese na súa responsabilidade en pagar a totalidade dos impostos sobre a Seguridade Social e Medicare.

Como pode evitar ter que pagar impostos a título fixo ao final do ano? Realizar pagamentos de impostos estimados. Estes pagos efectúanse catro veces ao ano. Son un xeito cómodo de pagar impostos cunha renda que pode ser flexible. Cando os impostos por conta propia aumentan a medida que medra unha empresa, moitos empresarios consideran os beneficios da incorporación.

Consellos fiscais específicos para fotógrafos

Algúns consellos adicionais sobre gastos que poden axudar a súa empresa:

1. Patrocina un grupo de baile, un equipo deportivo ou outra organización que poñerá o nome da túa empresa por outros. É un gasto publicitario!
2. Se paga a alguén para que o axude nun proxecto, a cantidade que lle pague pode ser un gasto laboral por contrato. Isto non inclúe as cantidades pagadas aos empregados habituais. É posible que se lle esixa un formulario 1099 a calquera persoa que pague 600 $ ou máis nun ano.
3. Se pagas un seguro para protexer o teu investimento en equipos ou negocios, estes gastos serán deducibles.
4. A compra ou o aluguer dun estudo ou espazo de oficina é un gasto comercial.
5. As comisións de avogado e contabilidade do seu negocio son gastos comerciais.
6. Non esquezas conservar os recibos do papel que utilizas para contratos e documentos comerciais. Inclúa os custos dos CD en branco para as transferencias dixitais, a tinta da impresora se imprimes as imaxes do teu cliente, o franqueo dos produtos de envío e calquera outro gasto relacionado coa oficina que teñas para o teu negocio.
7. Os fotógrafos repararon e mantiveron equipos. Garda eses recibos. Se non mantés o equipo en bo estado, non poderás obter ingresos. É un gasto importante!
8. Aquí é onde inclúes os teus accesorios, as túas baterías de reposto, as túas tarxetas de memoria, as maletas de transporte, os teus pano de fondo, o teu Accións MCP, e outras ferramentas de edición.
9. Se estás obrigado a ter unha licenza comercial, podes deducir o custo da licenza.
10. Manteña os rexistros de quilometraxe mentres conduce entre destinos comerciais. Os rexistros de quilometraxe apoian mellor os gastos do vehículo. Os rexistros de quilometraxe deben conter a data, a distancia e o propósito da viaxe como mínimo.
11. Para o fotógrafo de destino, garde os recibos dos seguintes gastos mentres non está na casa: pasaxe aérea, aluguer de vehículos / taxis / transporte público, comidas, aloxamento, lavandería e chamadas de negocios.
12. Os plans de xubilación por conta propia descontanse do seu ingreso total.
13. Os seguros de saúde por conta propia, se non podes estar cuberto con outras pólizas de seguro de saúde, descontaranse do teu ingreso total.
14. Educación. Os fotógrafos sempre están aprendendo. Os gastos de educación que melloran a calidade do seu traballo e que incorren cun motivo de aumentar os seus beneficios son gastos. Polo tanto, Seminarios de formación en liña de MCP pódense utilizar como gastos comerciais.
15. Por último, pero non menos importante, hai moita xente que recibe asesoramento fiscal de persoas que non están capacitadas para dar asesoramento fiscal. Antes de confiar no consello doutra persoa, consulte con alguén que comprenda a fondo as leis fiscais relativas á súa empresa para mantela segura.

 

Unha excelente guía sobre as responsabilidades fiscais federais das pequenas empresas pódese atopar en: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Esta publicación foi escrita por Ryne Galiszewski-Edwards, propietaria de Fall In Love With Me Today Photography. Ryne opera o seu negocio de fotografía co seu marido, Justin. Tamén é asesora fiscal experimentada coa certificación de pequenas empresas e instrutora de varios cursos fiscais.