Consiglio fiscale speciale: come i fotografi possono ottenere il giusto aspetto dall'IRS

Sei in regola con Leggi fiscali degli Stati Uniti? Sai almeno cosa cercare? Lasciati aiutare con questa guida informativa.

Negazione di responsabilità: Questa guida è stata scritta in base alla legislazione fiscale degli Stati Uniti. Le leggi possono variare da stato a stato poiché non tutte le leggi fiscali statali si basano su leggi fiscali federali. Questo articolo ha lo scopo di servire come guida informativa. I lettori degli Stati Uniti dovrebbero consultare un redattore della dichiarazione dei redditi registrato per ottenere consulenza fiscale e contabile. I lettori internazionali dovrebbero consultare la propria autorità fiscale locale per chiarimenti sulle leggi fiscali.

 

Hobby contro affari

La prima considerazione importante quando si decide come organizzare i documenti per il tempo delle tasse è: sei un hobby o un business? L'Internal Revenue Service definisce la differenza dichiarando che un'azienda ha un "motivo di profitto". L'IRS ti consente di prendere la decisione da solo. Tuttavia, valuteranno la possibilità di scegliere per te se stai richiedendo detrazioni aziendali sulle tue tasse e non realizzi un profitto in almeno tre dei cinque anni fiscali precedenti.

Come fotografo, quando decidi se gestisci un'impresa o hai un hobby a fini fiscali, poniti alcune domande.

1. Sto dedicando una notevole quantità di tempo al mio lavoro?  Occasionalmente fotografare funzioni familiari e vendere le tue stampe potrebbe non convincere l'IRS che hai un motivo di profitto.
2. Sono abbastanza informato per gestire un'attività di successo?  La gestione di un'attività di fotografia non ruota esclusivamente intorno alla conoscenza di una fotocamera e di un software di editing. Se non sei informato sugli aspetti di un'attività fotografica, è meno probabile che tu ottenga profitti e più probabilmente sarai considerato un hobby.
3. Sto migliorando i miei metodi di operazione in modo da poter trarre profitto?  Questo è molto importante per il business della fotografia. La fotografia avanza sempre. Esce nuove attrezzature, escono nuovi prodotti, nuovi stili diventano popolari, i prezzi cambiano. Se non stai tenendo il passo, potresti perdere affari a causa di fotografi che stanno al passo, il che potrebbe mettere a dura prova i tuoi profitti.

Per ulteriori letture su hobby e affari, fare riferimento all'articolo dell'IRS:

Leggi statali

Le leggi statali che riguardano l'imposta sul reddito, l'imposta sulle società e l'imposta sulle vendite possono variare a seconda dello stato. Alcuni stati potrebbero richiedere ai fotografi di trattenere l'imposta sulle vendite solo su stampe e prodotti, mentre altri stati potrebbero richiedere ai fotografi di trattenere l'imposta sulle vendite sui trasferimenti digitali. Alcuni stati richiedono una licenza per i fotografi per operare mentre altri no. Prima di presentare le tasse per la tua attività, assicurati di rispettare le leggi statali. Se hai difficoltà a comprendere le leggi dello stato, molti stati dispongono di hotline fiscali per piccole imprese / società che ti consentono di parlare con qualcuno che possa spiegare le tue responsabilità. Puoi anche contattare un avvocato fiscale.

Entrate e spese

Secondo il codice fiscale degli Stati Uniti, dobbiamo segnalare tutto il reddito, a meno che non sia specificato come non tassabile, e siamo tenuti (e in alcuni casi obbligati) a prendere detrazioni per spese aziendali ragionevoli. Come ci assicuriamo di seguire queste regole? Inizia conservando tutte le ricevute. Tieni un registro dei tuoi lavori e del reddito che ricevi per loro. Molti fotografi utilizzano un software per gestire le proprie entrate e uscite.

In tutte le attività commerciali degli Stati Uniti, le spese elencate nelle dichiarazioni dei redditi devono essere "ordinarie e necessarie". Devi ricordarti di separare le tue spese aziendali da quelle personali. È possibile detrarre le stampe ordinate da un laboratorio per fornire un cliente, ma non è possibile detrarre le stampe ordinate da un laboratorio per uso personale. Se possibile, prova a fare acquisti aziendali e acquisti personali separatamente. La maggior parte degli imprenditori trova utile avere un conto corrente aziendale separato e una carta di credito. Se effettui acquisti insieme, metti una nota con quella ricevuta per ricordarti che parte dell'acquisto era personale.

Ammortamento

Siamo tutti entusiasti quando acquistiamo una nuova fotocamera, obiettivo o computer. È qualcosa di nuovo da imparare, sperimentare, lavorare e una grande detrazione per quell'anno, giusto? Non necessariamente. Qualsiasi bene acquistato per la tua attività che dovrebbe durare più di un anno è "ammortizzabile". L'intero costo non viene regolarmente detratto quell'anno. Al bene viene invece assegnata una “vita di classe” e il costo viene recuperato nel corso della vita.

Usiamo un computer come esempio. Hai appena comprato quel computer da $ 1,500 poiché il tuo vecchio computer non era al passo con la tua velocità di editing. Un computer ha una vita di classe di 5 anni. I $ 1,500 vengono effettivamente detratti in sei anni, utilizzando le percentuali delle tabelle di ammortamento.

Qualcuno si aspetta davvero di possedere un computer per cinque anni prima che intervenga la necessità di aggiornamenti tecnologici? Sono disponibili diverse opzioni per l'ammortamento dei beni. Alcuni beni possono essere idonei per diversi tipi di ammortamento. Parla con un redattore della dichiarazione dei redditi registrato, preferibilmente uno che abbia esperienza nel settore, per scoprire le diverse opzioni relative all'ammortamento. Tieni presente che, una volta che inizi ad ammortizzare un bene, potresti essere soggetto a tasse sulla vendita di un bene aziendale se viene venduto.

Proprietà elencata e conservazione dei record

Una legge fiscale estremamente importante per i fotografi: l'attrezzatura fotografica e i computer sono considerati "proprietà in elenco" e sono soggetti a regole e limiti speciali. Perché? La proprietà in elenco è una proprietà che può essere utilizzata per scopi commerciali e personali.

Se si acquista un'apparecchiatura considerata come proprietà elencata, parte del requisito per utilizzarla come spesa aziendale è la conservazione dei registri. Questo probabilmente non sembra divertente per nessuno. Chi ha bisogno di un altro record con cui tenere il passo? Potrebbe rivelarsi fondamentale se l'uso aziendale delle apparecchiature viene mai messo in discussione.

Come dovresti mantenere un record? Una semplice soluzione è creare un foglio di calcolo che elenchi tutta la tua attrezzatura, pezzo per pezzo, e ogni occasione in cui hai utilizzato qualsiasi attrezzatura. Includere il tempo trascorso utilizzando l'attrezzatura e il numero di scatti effettuati. Controlla quale attrezzatura è stata utilizzata in quella particolare occasione. Per una prova sostanziale dell'uso, carica i negativi digitali su DVD, etichettali e conservali con i tuoi dischi. Sarai felice di averlo fatto.

Uso commerciale della casa

Quante attività di fotografia operano in un'area della casa del proprietario? Ci sono vantaggi per quei fotografi che hanno scelto di non affittare uno spazio ufficio separato per il loro lavoro. Se lavori fuori casa, potresti avere diritto a richiedere l'uso professionale della casa. Questo è disponibile per affittuari e proprietari di case.

Come fai a sapere se puoi rivendicare l'uso professionale della tua casa? Per avere un ufficio interno o un'area di lavoro, camera oscura o studio, che soddisfi i requisiti fiscali, lo spazio ufficio deve essere utilizzato regolarmente ed esclusivamente per scopi commerciali. Avrai bisogno di conoscere la metratura del tuo ufficio e la metratura della superficie abitabile totale al fine di determinare la percentuale di utilizzo aziendale.

Ok, hai creato un'area commerciale. Cosa puoi detrarre? Ci sono spese dirette e indirette quando si ha un uso professionale della casa. Le spese dirette sono valide solo per lo spazio di lavoro. Hai dipinto quella stanza in modo che il tuo montaggio potesse essere completato accuratamente? Se la stanza era l'unica stanza che hai dipinto, hai una spesa diretta, che è completamente detraibile.

Le spese indirette sono spese che si applicano all'intera zona giorno. Possono essere utilizzati interessi sull'affitto o sull'ipoteca. Possono essere utilizzate utilità. Può essere utilizzata l'assicurazione dell'inquilino o del proprietario della casa. Le spese indirette vengono moltiplicate per la percentuale aziendale per calcolare la quota deducibile. Per chiarire, se il tuo spazio aziendale rappresenta il 15% del tuo spazio vitale totale, paghi $ 1,000 al mese per l'affitto, $ 150 al mese sono deducibili per ogni mese che hai l'area commerciale.

Tasse di lavoro autonomo

Diamo un'occhiata al pagamento delle tasse. La tua azienda ha guadagnato $ 15,000 quest'anno dopo le spese. [Nota: questo vale per i fotografi di ditta individuale, non per le società.] Ora hai una tassa sul lavoro autonomo di $ 1,842. Perché devi pagare tutti questi soldi in più alla fine dell'anno solo perché sei un lavoratore autonomo?

L'imposta sul lavoro autonomo è la quota del dipendente e del datore di lavoro delle tasse di previdenza sociale e Medicare. Quando sei un dipendente, il tuo datore di lavoro trattiene la tua quota e paga la sua quota di tali tasse. Quando sei un lavoratore autonomo, non c'è nessuno che trattiene le tasse o paga la quota del datore di lavoro. Diventa tua responsabilità pagare l'intero importo delle tasse di Social Security e Medicare.

Come evitare di dover pagare le tasse in un'unica soluzione a fine anno? Effettua pagamenti fiscali stimati. Questi pagamenti vengono effettuati quattro volte all'anno. Sono un modo conveniente per pagare le tasse con un reddito che può essere flessibile. Quando le tasse sul lavoro autonomo aumentano con la crescita di un'impresa, molti imprenditori considerano i vantaggi dell'incorporazione.

Suggerimenti fiscali specifici per i fotografi

Alcuni suggerimenti aggiuntivi sulle spese che potrebbero aiutare la tua azienda:

1. Sponsorizza un gruppo di ballo, una squadra sportiva o un'altra organizzazione che metterà in evidenza il nome della tua attività per altri. È una spesa pubblicitaria!
2. Se paghi qualcuno per assisterti per un progetto, l'importo che paghi potrebbe essere una spesa di lavoro a contratto. Questo non include gli importi pagati ai dipendenti regolari. Potrebbe esserti richiesto di emettere un modulo 1099 a chiunque paghi $ 600 o più in un anno.
3. Se paghi un'assicurazione per proteggere le tue attrezzature o gli investimenti aziendali, queste spese sono deducibili.
4. L'acquisto o l'affitto di uno studio o di un ufficio è una spesa aziendale.
5. Le spese legali e contabili per la tua azienda sono spese aziendali.
6. Non dimenticare di conservare le ricevute per la carta che utilizzi per contratti e documenti aziendali! Includere i costi dei CD vuoti per i trasferimenti digitali, l'inchiostro della stampante se si stampano le immagini del cliente, le spese postali per la spedizione dei prodotti e qualsiasi altra spesa relativa all'ufficio per la propria attività.
7. I fotografi fanno riparare e mantenere l'attrezzatura! Salva quelle ricevute. Se non mantieni la tua attrezzatura in buone condizioni, non puoi produrre reddito. È una spesa importante!
8. Qui è dove includi i tuoi oggetti di scena, le batterie di ricambio, le schede di memoria, le borse per il trasporto, i tuoi fondali, i tuoi Azioni MCPe altri strumenti di modifica.
9. Se ti viene richiesto di avere una licenza commerciale, puoi detrarre il costo della licenza.
10. Conserva i registri delle miglia durante la guida tra le destinazioni aziendali. Le spese del veicolo sono meglio supportate dai registri delle miglia. I registri delle miglia dovrebbero contenere la data, la distanza e lo scopo del viaggio come minimo.
11. Per il fotografo di destinazione, conserva le ricevute delle seguenti spese quando sei lontano da casa: biglietto aereo, noleggio auto / taxi / trasporto pubblico, pasti, alloggio, lavanderia e chiamate di lavoro.
12. I piani di pensionamento per lavoratori autonomi vengono detratti dal reddito totale.
13. L'assicurazione sanitaria per i lavoratori autonomi, se non sei idoneo a essere coperto da altre polizze di assicurazione sanitaria, viene detratta dal tuo reddito totale.
14. Formazione scolastica. I fotografi imparano sempre. Le spese di istruzione che migliorano la qualità del tuo lavoro e sostenute con un motivo per aumentare il tuo profitto sono spese. Perciò, Seminari di formazione online di MCP può essere utilizzato come spese aziendali.
15. Ultimo ma non meno importante, ci sono molte persone che ricevono consulenza fiscale da persone che non sono qualificate per fornire consulenza fiscale. Prima di affidarti al consiglio di qualcun altro, verifica con qualcuno che comprenda a fondo le leggi fiscali relative alla tua attività per mantenere la tua attività al sicuro.

 

Un'eccellente guida sulle responsabilità fiscali federali delle piccole imprese può essere trovata su: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Questo post è stato scritto da Ryne Galiszewski-Edwards, proprietario di Fall In Love With Me Today Photography. Ryne gestisce la sua attività di fotografia con suo marito, Justin. È anche consulente fiscale esperto con certificazione Small Business e docente di vari corsi fiscali.