Hoe en waarom u een workflow voor nabewerking moet hebben

Hoe en waarom een ​​workflow hebben

Het nieuwe jaar is vaak een tijd van herstructureren. Voor mij is het ook het laagseizoen voor mijn bedrijf. In de loop der jaren heb ik geleerd om die trage tijden te gebruiken om de structuur te creëren die ik nodig heb voor wanneer dingen te gek worden. Dat gezegd hebbende, daar wilde ik wat over schrijven wat een workflow is, waarom u een geschreven document zou moeten hebben, en twee stappen om u te helpen uw workflow aan te passen om deze zo efficiënt mogelijk te maken.

Wat is een workflow?

Een workflow is gewoon een reeks stappen die in een volgorde zijn gerangschikt. Dat kan van toepassing zijn op het doen van de was, het bereiden van het diner of het nabewerken van foto's van een shoot. Uw workflow voor wasgoed is waarschijnlijk vrij eenvoudig en omvat niet al te veel stappen. Maar als het erop aankomt nabewerking van een bruiloft (of elk type shoot) er zijn tientallen stappen van uploaden, back-up, ruimen, bewerken, distributie via sociale media tot levering aan de klant.

Sommige mensen hebben geen enkele vorm van workflow en doen dingen elke keer anders. De meeste hebben een soort flow, maar moeten het gewoon gemakkelijker en sneller maken. De weinige ultraproductieve hebben een workflow die ze hebben uitgedacht, aangepast voor maximale efficiëntie en opgeschreven. Ik kan garanderen dat hoe beter uw workflow is, hoe gelukkiger u, uw gezin en uw klanten zullen zijn.

Ik geef les op workflows voor nabewerking voor trouwfotografen bij De Define School. Veel studenten hebben me verteld dat hun verwerkingstijd is gedaald van meer dan 40 uur per bruiloft tot minder dan acht uur per bruiloft, simpelweg van het leren van de stappen en trucs tot een goede schriftelijke workflow! Er is niet genoeg ruimte in dit bericht om de hele klas te doorlopen, maar ik heb wel ruimte om twee belangrijke stappen te schrijven om tijd te besparen tijdens de nabewerking.

1. Ken uw einddoelen en schrijf ze op.

Als u uw einddoelen in gedachten hebt en op schrift stelt, helpt dit enorm bij het elimineren van onnodige stappen. Uw uiteindelijke doel is misschien gewoon om een ​​paar van uw favoriete foto's voor Facebook te kiezen, of het kan een complexere lijst met mappen en formaten zijn om een ​​bruiloft aan uw klanten te verspreiden. Misschien wilt u alleen proefdrukken als uw eindresultaat of wilt u misschien alleen favorieten. Wat het ook is, denk na over alles wat u ooit nodig zult hebben om de foto's voor te gebruiken, beslis in welke formaten ze moeten zijn voor dat gebruik en maak een GESCHREVEN lijst met hoe het eruit zal zien als alle foto's zijn verwerkt en klaar zijn om te archiveren.

Toen ik begon met het fotograferen van bruiloften, voltooide ik het bewerken en exporteerde ik al mijn foto's naar een aantal verschillende mappen en formaten. Daarna ging ik naar elke map en herschikte en hernoemde ik alle foto's. Ik zou ze ook anders exporteren en de mappen elke keer een andere naam geven. Het veroorzaakte een nachtmerrie in mijn archieven. Als u uw einddoelen kent, voorkomt u dat u tijd verspilt op onnodige manieren, zoals ik deed in de vroege stadia van mijn bedrijf.

Met de manier waarop ik de dingen nu doe, is er rust in mijn archieven.

Even de tijd nemen voor SCHRIJVEN het behalen van mijn einddoelen heeft me in de loop van een jaar letterlijk honderden uren bespaard. Ik bespaarde niet alleen tijd door processen zoals het rangschikken van de foto's te verdubbelen, maar ik vermeed ook alle moeite om dingen later te moeten repareren of om erachter te komen welke stappen ik had gemist.

2. Schrijf uw workflow op.

Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik een nieuw geweldig systeem heb bedacht en vervolgens het hele ding ben vergeten in een van die gaten tussen de opnames. Ik weet dat dingen opschrijven niet het leukste is, maar naast het niet vergeten van de stappen zijn er nog een paar andere voordelen.

Ten eerste mis je geen stappen of voer je ze in de verkeerde volgorde uit. Net als in het bovenstaande voorbeeld, als ik de foto's niet vroeg in het proces had geregeld, kostte het me later drie keer meer tijd om het te doen. Door de stappen naar beneden te schrijven, kunt u dingen bedenken en aanpassen om zo efficiënt mogelijk te zijn. Als uw workflow, software of bedrijf verandert, wijzigt u gewoon de stappen.

Het tweede voordeel van een geschreven workflow is dat u een stap kunt overslaan. Als u niet weet wat de volgende stap is, betekent dit dat de volgende stap is uitzoeken wat de volgende stap is. Als je elke keer dat je aan het werk gaat, moet uitzoeken waar je moet beginnen, voeg je een stap toe die je niet nodig hebt. Het is een enorme tijdverspilling. We weten allemaal dat het leven gebeurt en soms word je uit je groef getrokken. Als dat het geval is, zorg dan voor een workflow waarmee u zonder verwarring meteen weer naar binnen kunt springen.

Ten derde verhoogt het hebben van een geschreven workflow de moraal. Ik weet hoe lang elke stap in mijn workflow me kost. Sommige duren dertig minuten, andere drie uur. Maar als je weet hoe lang elke stap duurt, lijkt het proces minder overweldigend. Wanneer je aan een groot, enorm project gaat zitten met een ongedefinieerd einde, is het gemakkelijk om ontmoedigd te raken en uitstel te geven. Maar als je weet dat de eerste stap je altijd ongeveer negentig minuten kost, is het gemakkelijk om te beginnen en tegen jezelf te zeggen dat ik af en toe stap één moet doen en dan kan ik een pauze nemen. Als u klaar bent met stap één, is stap twee gemakkelijk om in te springen. Binnenkort ben je helemaal klaar!

Dat is alles wat er is. Ik denk dat je zult merken dat alleen al het opschrijven van je doelen en de stappen om daar te komen je talloze manieren zal helpen ontdekken om dingen sneller en beter te doen! U bent vele stappen dichter bij volledige controle over uw bedrijf en jouw vrije tijd!

Lukas VanDyke en zijn vrouw Suzy zijn huwelijksfotografen en -docenten uit Los Angeles, CA. Lukas geeft 4 weken les op The Define School genaamd Workflow na opname. De inschrijving voor zijn februari-klas opent op 21 januari. Meer informatie is te vinden hier.