Online bestilling for fotograferingsbedriften din: Hvordan “avslutte avtalen”

Siden skrivingen Lett som kake, Jeg har mottatt mange fotografer spørsmål om online bestilling. Hvor lenge lar du galleriet være oppe? Hvordan håndhever du denne policyen? Hvordan innkrever du avgiften for utgivelse av galleriet? Hva om hunden til klienten min døde og de trenger utvidelse? Les videre for å finne svarene mine!

Alle klientgalleriene er lagt ut online i fire dager. Jeg har kommet opp med et system med kundene mine som sørger for at de forstår 4-dagers bestillingsrammen og de holder seg til den. Hvert trinn er veldig viktig.

#1 - Når en klient er i telefon for å fullføre bestillingen for økten, går jeg gjennom en oversikt over hvordan prosessen vil gå med meg etter økten.

Vår samtale går omtrent som dette: “Etter økten din vil jeg legge ut sniktittbilder på bloggen min slik at du kan se. Deretter vil du motta lysbildefremvisningen din online for å se alle bildene dine innen 4-6 dager. (Jo raskere du snur kundene dine, jo lykkeligere blir de!) Du vil også motta tilgangsinformasjon til ditt online bestillingsgalleri med lysbildefremvisningen. Du har fire dager på deg til å bestille, og i løpet av denne tiden, ikke nøl med å ringe eller sende meg en e-post hvis du trenger hjelp. ”

Hold det enkelt - ikke overveld dem med for mange detaljer. Bare grunnleggende informasjon, men verbaliser tidsrammene du vil jobbe med slik at du har en forventning om deg som du vil holde deg til. Klienter trenger å vite at du har et system - du er ikke villig. Virksomheten din har retningslinjer som er på plass for å sikre lønnsomhet. Hvis du har vært slapp med å håndheve retningslinjene dine - stopp det! Stopp det akkurat nå! Du vil ha en high end-virksomhet, så behandle den som sådan. Kundene dine er veldig viktige, og forventningene deres er like viktige.

# 2 - Få en signert kontrakt før du begynner å skyte.

Det stemmer, før du begynner å skyte - pisk ut retningslinjene dine slik at de kan signere. Jeg foretrekker å gjøre dette personlig i stedet for å sende dem i posten slik at de kan sende dem tilbake til meg. Jeg kan bare kort kjøre over noen forskjellige punkter som jeg vil legge vekt på, og deretter spørre dem om de har spørsmål om noen av retningslinjene. Jeg har retningslinjene mine på klientens nettsted, så de har sjansen til å gå gjennom dem før jeg viser dem på tidspunktet for økten.

Dette er en ny sjanse til å minne dem om at de vil ha 4 dager på å bestille portrett. Denne gangen inkluderer du seksjonen din om gebyret for publisering av galleriet deres hvis det utløper. Jeg nevner også at i min policy, etter at galleriet er publisert på nytt, er bare a la carte-priser tilgjengelig. (Med andre ord, besparelsene som tilbys i portrettsamlinger er utilgjengelige.) Oppfordre kundene dine på alle måter å bestille i løpet av din angitte tidsramme. Sørg for at de hører deg si disse tingene!

# 3 - Påminn dem om tidsrammen etter at portrettøkten er avsluttet.

Når jeg pakker det sammen, forteller jeg dem prosessen igjen. "Ok! I morgen skal jeg ha et blogginnlegg for deg slik at du kan få en sniktitt på økten. Mandag den 4. mottar du en e-post fra meg som inkluderer lenken til lysbildeserien din samt bestillingsinformasjonen din på nettet. Du har fire dager til å legge inn bestillingen din - kan du fullføre bestillingen innen torsdag kveld? Eller er det en bedre 4-dagers tidsramme for deg? ”

Denne dialogen viser klienter at du er satt til tidsrammer, men du er fleksibel til å samarbeide med dem for det som fungerer best for deres tidsplan. Dette gir dem muligheten til å fortelle deg at onsdag ville være bedre, eller neste uke er ideell. De samtykker i at de får bestillingen om fire dager fordi du jobbet med dem og timeplanen deres.)

# 4 - Blogg en sniktitt og minne klientene om tidsrammen igjen.

Først bør du vurdere å lage en sniktitt på bloggen for hver av dine kunder. De elsker ha ro i sjelen etter en økt som alt gikk bra. Ventetiden mellom økten og mottakelse av bestillingsgalleriet vil også være mye mer utholdelig.

Dagen etter økten sender jeg en e-post til klienten min om at blogginnlegget er oppe (inkludert lenke), samt takker dem for at de har ansatt meg til å skyte og bare en sjanse til å forsikre dem om at de kommer til å ELSKE bildene Jeg fanget opp fra økten deres og hvor spent jeg er på at de skal se dem. Påminn dem om at de på mandag den 4. vil høre fra deg igjen med lysbildeserien og online bestillingsgalleriet.

# 5 - Forbered online bestillingsgalleri og gjør deg klar til å klikke "send" morgenen før galleriet leveres.

Kvelden før du lovet lysbildefremvisningen, ha alt klart til å gå, så du trykker bare på SEND først om morgenen. Jeg har klienter som våkner, og det første de gjør er å gå rett til datamaskinen for å sjekke e-posten. Slå dem til det hvis du kan! Jeg elsker å begeistre klienten min når de venter på dem i innboksen, og de ikke venter på meg. Dette går utover forventningene deres. De forventer det på mandag, men de vet ikke helt riktig når de skal forvente.

Jeg begynte å bli vant til å sende e-postene mine (som ble lagret som utkast) akkurat da jeg gikk til sengs slik at jeg kunne få kundene mine overrasket om morgenen. Forsikre deg om at du angir hvilken dag bestillingsgalleriet deres utløper, og kontakt deg hvis de trenger hjelp til å bestille.

# 6 - Sjekk inn og sørg for at spørsmål fra klienter blir besvart.

Dagen etter at du har sendt lysbildefremvisningen og bestillingsgalleriet, send klienten din en e-post eller ring dem raskt for å spørre om de har spørsmål til deg. (Jeg pleier å gjøre dette i løpet av en tid som jeg antar at telefonsvareren deres vil ta seg opp.) Bare sjekk for å forsikre deg om at de har mottatt all informasjonen og fortell dem at hvis de har spørsmål om bestilling før X dag, er du tilgjengelig via telefon eller e-post.

# 7 - Påminn en siste gang.

Dagen før galleriet deres utløper, send dem en annen rask e-post som påminner dem om at galleriet er i ferd med å utløpe. Minn dem på at avgiften for å publisere galleriet er $ X, og at det kun vil ha à la carte-priser. Forsikre dem igjen om at du er der for å hjelpe dem hvis de trenger det med bestillingen.

På dette tidspunktet burde klienten ha lagt inn bestillingen. Hvis de har - Gratulerer går til deg! Du har vellykket guidet kundene dine gjennom en utfordrende oppgave, og du fullførte oppgaven med glans.

Hva om de fremdeles ikke har lagt inn bestillingen?

Vel, det er bare de klientene som tar for alltid, og penger er ikke noe objekt. Jeg har hatt en klient som det alltid lar galleriet utløpe. Vanligvis minst 3 ganger. Hun betaler publiseringsgebyret uten å blunke, og å bestille bare a la carte faseer henne ikke. Hun er en sjeldenhet - men selv om hun er en av en million - kan du ha en akkurat som henne.

Vær fast når det gjelder politikk. Ring klienten og gi dem beskjed om at når de er klare til å bestille, vil galleriet vente på dem. Forsikre deg om at du innkrever publiseringsgebyret på forhånd før du aktiverer det for dem. Jeg gjør dette alltid over telefonen ved å ta CC-nummeret. Disse kundene har ingen å være opprørt over, men de selv. (Husk det!) Du gikk utover å hjelpe dem med å holde seg til dette ... hvis du fulgte alle trinnene ovenfor, nevnte du utløpsdatoen og forventningen til dem minst Åtte ganger. Du gikk til og med så langt som å sørge for at det var den beste tiden for dem, så ballen er helt i deres bane.

Hva om hunden deres døde / skilpadden manglet / de måtte jobbe overtid?

Hvis du får en klient som kommer til deg med en hulkehistorie eller en skrekkhistorie om hvorfor de ikke kunne legge inn bestillingen, kan du se på det fra sak til sak. Det fantastiske med politikker er at de er der for din beskyttelse. Det er klienter som jeg tror gir meg dårlige grunner - eller til og med ingen grunn, bare ber meg om å publisere uten viljen til å betale prisen. Dette er de som jeg holder fast ved om politikken min. Men det er noen ganger legitime grunner til - og dette er din mulighet til å gi dem enda mer utmerket kundeservice ved å spørre: "Ville det hjelpe to dager til? Ville det være bedre om jeg ventet på å publisere galleriet i neste uke i 2 dager? " Jeg leder alltid med det jeg er villig til å gjøre og hva som vil fungere best for virksomheten min. Jeg stiller ikke åpne spørsmål som: “Hvor mye tid trenger du? Når vil du ha dette? ” etc…

Du er virksomheten, du har ansvaret. Vær fleksibel, vær forståelse. Men vær lønnsom også!

*Jeg bruker Fotokart for mitt online bestillingssystem. Jeg tror dette systemet er det beste online bestillingssystemet der ute for hva det er i stand til å gjøre, samt prisen du betaler for det.

Trenger du å få tak i din helt egen kopi av Easy As Pie + Pastry School Akkurat nå? De første 100 personene som brukte koden MCP vil få kombinasjonssettet til $ 100 i rabatt!

Etter at de første 100 eksemplarene er borte, vil den samme koden være bra for $ 75 i 20 juni^th.

Denne artikkelen ble skrevet av Alicia Caine, forfatter av den veldig populære Enkel som kakepriseringsguide for fotografer.