Aconselhamento fiscal especial: como os fotógrafos podem obter a aparência certa do IRS

Você está em conformidade com Leis tributárias dos Estados Unidos? Você está ciente do que procurar? Deixe-nos ajudá-lo com este guia informativo.

Aviso Legal: Este guia foi escrito com base na legislação tributária dos Estados Unidos. As leis podem variar de estado para estado, pois nem todas as leis tributárias estaduais se baseiam nas leis tributárias federais. Este artigo pretende servir como um guia informativo. Os leitores dos Estados Unidos devem consultar um preparador de declaração de impostos registrado para obter aconselhamento fiscal e contábil. Os leitores internacionais devem consultar suas autoridades fiscais locais para obter esclarecimentos sobre as leis tributárias.

 

Hobby vs. Negócios

A primeira consideração importante ao decidir como organizar seus documentos para a hora do imposto é: Você é um hobby ou um negócio? O Internal Revenue Service define a diferença declarando que uma empresa tem um "objetivo de lucro". O IRS permite que você faça a determinação por si mesmo. No entanto, eles considerarão fazer a escolha por você se você estiver reivindicando deduções comerciais sobre seus impostos e não estiver obtendo lucro em pelo menos três dos cinco anos fiscais anteriores.

Como fotógrafo, ao decidir se dirige um negócio ou se tem um hobby para fins fiscais, pergunte-se algumas perguntas.

1. Estou dedicando uma quantidade substancial de tempo ao meu trabalho?  Ocasionalmente, fotografar eventos familiares e vender suas impressões pode não convencer o IRS de que você tem fins lucrativos.
2. Tenho conhecimento suficiente para administrar um negócio de sucesso?  Administrar uma empresa fotográfica não gira apenas em torno do conhecimento de uma câmera e de um software de edição. Se você não tem conhecimento sobre os aspectos de um negócio fotográfico, é menos provável que obtenha lucros e mais provável que seja considerado um hobby.
3. Estou melhorando meus métodos de operação para lucrar?  Isso é muito relevante para o negócio da fotografia. A fotografia está sempre avançando. Novos equipamentos saem, novos produtos saem, novos estilos se tornam populares, os preços mudam. Se você não estiver acompanhando, pode estar perdendo negócios para os fotógrafos que estão acompanhando, o que pode prejudicar seus lucros.

Para ler mais sobre hobby vs. negócios, consulte o artigo do IRS:

Leis Estaduais

As leis estaduais que cobrem imposto de renda, imposto corporativo e imposto sobre vendas podem variar dependendo do estado. Alguns estados podem exigir que os fotógrafos retenham o imposto sobre vendas de impressões e produtos apenas, enquanto outros estados podem exigir que os fotógrafos retenham o imposto sobre vendas em transferências digitais. Alguns estados exigem uma licença para os fotógrafos operarem, enquanto outros não. Antes de declarar os impostos de sua empresa, verifique se você está cumprindo as leis estaduais. Se você tiver problemas para entender as leis do estado, muitos estados têm linhas diretas de impostos para pequenas empresas / corporações que permitem que você fale com alguém que possa explicar suas responsabilidades. Você também pode entrar em contato com um advogado tributário.

Receitas e despesas

De acordo com o Código Tributário dos Estados Unidos, devemos relatar todas as receitas, a menos que seja especificado como não tributável, e devemos (e em alguns casos obrigados) fazer deduções para despesas comerciais razoáveis. Como podemos garantir que estamos seguindo essas regras? Comece guardando todos os recibos. Mantenha um registro de seus empregos e da renda que recebe por eles. Muitos fotógrafos usam software para gerenciar suas receitas e despesas.

Em todas as empresas dos Estados Unidos, as despesas listadas nas declarações de impostos devem ser "normais e necessárias". Você deve se lembrar de separar suas despesas comerciais de suas despesas pessoais. Você pode deduzir as impressões solicitadas de um laboratório para fornecer a um cliente, mas não pode deduzir as impressões solicitadas de um laboratório para seu uso pessoal. Se possível, tente fazer compras comerciais e compras pessoais separadamente. A maioria dos proprietários de empresas considera útil obter uma conta corrente comercial e um cartão de crédito separados. Se vocês fizerem compras juntos, coloque uma nota com o recibo lembrando-se de que parte da compra foi pessoal.

Depreciação

Todos ficamos entusiasmados quando compramos uma nova câmera, lente ou computador. É algo novo para aprender, experimentar, trabalhar e uma grande dedução para aquele ano, certo? Não necessariamente. Qualquer ativo que você adquira para o seu negócio que deve durar mais de um ano é "depreciável". O custo total não é deduzido regularmente naquele ano. Em vez disso, o ativo é atribuído a uma “vida de classe” e o custo é recuperado ao longo da vida.

Vamos usar um computador como exemplo. Você acabou de comprar aquele computador de $ 1,500, pois seu computador antigo não estava acompanhando sua velocidade de edição. Um computador tem uma vida útil de 5 anos. Na verdade, os $ 1,500 são deduzidos ao longo de seis anos, usando porcentagens das tabelas de depreciação.

Alguém realmente espera ter um computador por cinco anos antes que a necessidade de atualizações de tecnologia apareça? Existem diferentes opções quando você está depreciando ativos. Alguns ativos podem ser elegíveis para diferentes tipos de depreciação. Fale com um preparador de declaração de imposto de renda registrado, de preferência um que tenha experiência em negócios, para descobrir as diferentes opções relativas à amortização. Lembre-se de que, assim que você começar a depreciar um ativo, poderá estar sujeito a impostos sobre a venda de um ativo comercial, se ele for vendido.

Propriedade listada e manutenção de registros

Uma lei tributária extremamente importante para os fotógrafos: Equipamentos fotográficos e computadores são considerados “bens listados” e estão sujeitos a regras e limites especiais. Por quê? Propriedade listada é aquela que tem potencial para ser usada para fins comerciais e pessoais.

Se você comprar um equipamento considerado propriedade listada, parte de sua exigência para usá-lo como despesa comercial é manter registros. Isso provavelmente não parece divertido para ninguém. Quem precisa de outro registro para acompanhar? Pode ser vital se o uso comercial de seu equipamento for questionado.

Como você deve manter um registro? Uma solução simples é fazer uma planilha listando todos os seus equipamentos, peça por peça, e cada ocasião em que você usou algum dos equipamentos. Inclua o tempo que você gastou usando o equipamento e o número de fotos tiradas. Verifique qual equipamento foi usado naquela ocasião particular. Para uma prova substancial de uso, carregue esses negativos digitais em DVDs, etiquete-os e mantenha-os com seus registros. Você ficará feliz por ter feito isso.

Uso comercial de casa

Quantas empresas de fotografia operam em uma área da casa do proprietário? Existem vantagens para os fotógrafos que optaram por não alugar um escritório separado para o trabalho. Se você trabalha fora de casa, pode ter o direito de reivindicar o uso comercial da casa. Isso está disponível para locatários e proprietários.

Como saber se você pode reivindicar o uso comercial de sua casa? Para que haja um escritório interno ou área de trabalho, câmara escura ou estúdio, que atenda às exigências fiscais, o espaço do escritório deve ser utilizado regular e exclusivamente para fins comerciais. Você precisará saber a metragem quadrada de seu espaço de escritório e a metragem quadrada de toda a área de estar para determinar a porcentagem de uso comercial.

Ok, você tem uma área de negócios configurada. O que você pode deduzir? Existem despesas diretas e indiretas quando você faz uso comercial da casa. Diretas são despesas que se aplicam apenas ao espaço de trabalho. Você pintou aquela sala para que sua edição pudesse ser concluída com precisão? Se a sala foi a única que você pintou, você tem uma despesa direta, que é totalmente dedutível.

Despesas indiretas são despesas que se aplicam a toda a área de estar. Aluguel ou juros de hipoteca podem ser usados. Utilitários podem ser usados. O seguro do inquilino ou do proprietário pode ser usado. As despesas indiretas são multiplicadas pelo percentual do negócio para calcular a parcela dedutível. Para esclarecer, se o seu espaço comercial representa 15% do seu espaço total, você paga $ 1,000 por mês de aluguel, $ 150 por mês é dedutível para cada mês que você tem a área comercial.

Impostos de trabalho autônomo

Vejamos o pagamento de impostos. Seu negócio ganhou $ 15,000 este ano após as despesas. [Observação: isso se aplica a fotógrafos de proprietário único, não a empresas.] Agora, você tem um imposto de trabalho autônomo de $ 1,842. Por que você tem que pagar todo esse dinheiro adicional no final do ano só porque é autônomo?

O imposto sobre o trabalho autônomo é a parcela do empregado e do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare. Quando você é um empregado, seu empregador retém sua parte e paga a sua parte desses impostos. Quando você trabalha por conta própria, não há ninguém para reter impostos ou pagar a parte do empregador. É sua responsabilidade pagar o valor total dos impostos do Seguro Social e do Medicare.

Como você pode evitar ter que pagar impostos à vista no final do ano? Faça estimativas de pagamentos de impostos. Esses pagamentos são feitos quatro vezes ao ano. Eles são uma forma conveniente de pagar impostos com uma renda que pode ser flexível. Quando os impostos sobre o trabalho autônomo aumentam à medida que uma empresa cresce, muitos proprietários de empresas consideram os benefícios da incorporação.

Dicas fiscais específicas para fotógrafos

Algumas dicas adicionais sobre despesas que podem ajudar sua empresa:

1. Patrocine um grupo de dança, equipe esportiva ou outra organização que divulgará o nome de sua empresa para outras pessoas. É uma despesa de publicidade!
2. Se você pagar alguém para ajudá-lo em um projeto, o valor que você paga a eles pode ser uma despesa de mão de obra contratada. Isso não inclui valores pagos a funcionários regulares. Pode ser necessário emitir um formulário 1099 para qualquer pessoa que pague $ 600 ou mais em um ano.
3. Se você paga um seguro para proteger seu equipamento ou investimento empresarial, essas despesas são dedutíveis.
4. Comprar ou alugar um estúdio ou escritório é uma despesa empresarial.
5. Os honorários advocatícios e de contabilidade da sua empresa são despesas comerciais.
6. Não se esqueça de guardar os recibos do papel que usa para contratos e documentos comerciais! Inclui os custos de CDs virgens para transferências digitais, tinta de impressora se você imprimir as imagens de seu cliente, postagem para remessa de produtos e quaisquer outras despesas relacionadas ao escritório que você tenha para seu negócio.
7. Os fotógrafos têm o equipamento reparado e mantido! Guarde esses recibos. Se você não mantiver seu equipamento em boas condições, não poderá gerar receita. É uma despesa importante!
8. Aqui é onde você inclui seus adereços, suas baterias sobressalentes, seus cartões de memória, suas malas de transporte, seus panos de fundo, seu Ações MCPe outras ferramentas de edição.
9. Se for necessário ter uma licença comercial, você poderá deduzir o custo da licença.
10. Mantenha registros de quilometragem enquanto dirige entre destinos de negócios. Despesas com veículos são melhor comprovadas por registros de quilometragem. Os registros de quilometragem devem conter, no mínimo, a data, a distância e o propósito da viagem.
11. Para o fotógrafo do destino, guarde seus recibos das seguintes despesas enquanto estiver fora de casa: passagem aérea, aluguel de carros / táxis / transporte público, refeições, hospedagem, lavanderia e ligações comerciais.
12. Planos de aposentadoria autônomo são deduzidos de sua renda total.
13. O seguro saúde autônomo, se você não tiver direito a ser coberto por outras apólices de seguro saúde, é deduzido de sua renda total.
14. Educação. Os fotógrafos estão sempre aprendendo. As despesas com educação que melhoram a qualidade do seu trabalho e incorridas com o objetivo de aumentar o seu lucro são despesas. Portanto, Seminários de treinamento online do MCP pode ser usado como despesas de negócios.
15. Por último, mas não menos importante, há muitas pessoas que recebem consultoria tributária de pessoas que não estão qualificadas para prestar consultoria tributária. Antes de confiar no conselho de outra pessoa, verifique com alguém que entenda completamente as leis tributárias que dizem respeito ao seu negócio para mantê-lo seguro.

 

Um excelente guia sobre responsabilidades fiscais federais para pequenas empresas pode ser encontrado em: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p4591.pdf.

Este post foi escrito por Ryne Galiszewski-Edwards, proprietário da Fall In Love With Me Today Photography. Ryne opera seu negócio de fotografia com seu marido, Justin. Ela também é uma consultora tributária experiente com certificação para pequenas empresas e instrutora de vários cursos tributários.